完整的外贸流程,新手收藏这一篇足矣

1.客户询盘:

目前中国出口企业使用的B2B平台主要有:Alibaba(阿里巴巴)、Globalsources(环球资源) 、Made-in-China(中国制造),公司平台管理员可以分配询盘给不同业务员,新入职的业务员首先要对平台以及主营产品深入了解。

2.报价:

包括邮件报价以及展会、客户来访报价。产品报价需要综合所有数据,必须包含的数据包括:产品型号、包装、数量、发货港、交货期、付款方式等。

3.谈判:

主要是价格协商以及样品确认,还包括订单数量、交货期、包装、产品细节、付款方式、发货港、产品测试、检验报告、是否拼柜等。有不讲价直接下单的客户,这种优质客户百里挑一,碰到了要珍惜。不要利用客户的无知来赚取利益,不然你将陷入困境。所以不要太狠,适可而止,要做长久生意就得处处为客户着想。讲价的客户呢,也相当优质,说明他有下单打算。但是把价格往死里压,整个市场比价格的客户,毫无忠诚度可言,毫不尊重咱们的劳动成果,坚决放弃掉!

4. 得到订单:

经过洽谈,收到客户正式的订单PO(Purchase Order),根据客户的订单要求先做一份PI(Performa Invoice)给客户,PI内容必须详细,公司都会有范本,抬头以及收款信息不需要变更,主要是产品描述,尽量将客户的包装、尺寸等各种要求全部表明。客人签字盖章发回执。需要注意,这些都完成了也不算接了单,收到了订金才算。

5. 付款方式:

6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在不符点或者软条款,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

6.2:如果是T/T付款的客户,安排工厂大货生产前要确认定金已经到账。

6.3:如果是放账客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需跟领导确认。

6.下生产订单:

得到客人的订单确认后,给工厂下订单。首先安排工厂按照客人要求打样,样品确认后,安排大货生产计划,跟进生产进度,确保产品质量,保证至少在交货期前1周完成大货。

7. 跟单

有的公司有专人跟单,业务追跟单就可以。

有的公司由业务跟单,那就得跟工厂紧密联系,随时了解生产情况,并及时反馈给客户。可以在货期前一周跟货代订舱。

建议:如果你是老板,单独招几个跟单人员吧,不要让业务把时间浪费在这些琐事上。如果是SOHO,那就没办法,自己必须一把揽了。

8. 验货:

8.1:在交货期前一周,要通知公司QC验货员验货。如有问题立即返工或者跟客人沟通解决。

8.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户验货并将验货日期告知本公司QC。

8.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间,确定后将验货时间通知工厂。

9.单证制作:

业务员和单证员根据工厂提供的装箱资料,制作Packing List(装箱单),根据PO(出口合同),制作Invoice(商业发票)。

10.商检:

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。如果委托工厂商检,在给工厂下订单时要说明商检要求,并附上报检委托书和上述单据,而且要告诉工厂产品的离境口岸,便于工厂办理商检。商检机构接受报验之后,会及时派员赴工厂的货物堆存地点(比如仓库)进行现场检验、鉴定。没问题他们就会给你商检换证凭单/条,然后在离境港所在地的商检局换取出境货物通关单。

11.订仓提柜:

11.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司,应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出Booking Order(订舱通知),拿到仓单数据。

11.2. 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓。

10.3.如果货物不够整柜,需走散货时,需向货代公司定散货仓位。拿到入仓单后,根据截关时间以及入仓报关要求选择入仓时间。

12. 安排拖柜:

12.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。将仓单数据/放柜通知单,以及拖柜委托书发给拖车公司,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、封箱号、车牌号、司机及联系电话等。

12.2.邮件一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

12.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快回传一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单补料。要求工厂装柜前、中、后,拍详细照片,发给客人确认。

13.报关:

现在都是无纸化报关,在中国电子口岸发起无纸化报关。大多数企业没有自理报关资质,需要委托报关,在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

14. 获得运输文件:

14.1. 根据截补料时间(一般最迟在开船后两天内),将提单补料传给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

14.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单。如果提单需客人确认的,要先传提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

14.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费后留水单备案。

15. 准备其他文件

15.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

15.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

15.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

15.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

15.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

16.收款交单:

16.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交议付行议付。

16.2.采用后T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件发给客人。

16.3. 如果前T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即发正本提单给客人。

17. 核销

“出口外汇核销单”是由国家外汇管理局制发,出口单位和受托行及解付行填写,海关凭此受理报关,外汇管理部门凭此核销收汇的有顺序编号的凭证(核销单附有存根)。

第一步是开户,你第一次申领出口收汇核销单(核销单)前,凭申请书、外经贸部门批准经营进出口业务批件、营业执照、海关注册登记证明书等等材料到外汇局办理登记,外汇局审核后,会为你出口单位办理登记手续。

接下来是领单。你在开展出口业务前,凭单位介绍信、开户单位印鉴卡去外汇局领取核销单。你向外汇局申领核销单时,要当场在每张核销单的”出口单位”栏内填写单位名称或者加盖单位名称章。

核销单正式使用前加盖单位公章。核销单自领单之日起两个月以内报关有效。出口单位应当在失效之日起一个月内将未用的核销单退回外汇局注销。你填写的核销单与出口货物报关单上记载的有关内容一致。

报关时,核销单是不能少的。办理报关后,自报关之日起两个月内,你要凭核销单和海关出具的贴有防伪标签、加盖海关”验讫章”的出口报关单、商业发票到外汇局办理送交存根手续。

最后是核销,你应当在收到外汇之日起一个月内凭核销单、银行出具的”出口收汇核销专用联”和其它材料(如来料加工、来件装配要提供加工合同和”登记手册”)到外汇局办理出口收汇核销。

18. 退税

18.1. 报关行报关后,海关放行,货物离港,海关通过网络系统将出口报关单上报国税局。

18.2. 银行收到客户的货款后,银行通过出口收汇核销网上报审系统上报外管局,外管局通过网上系统把这笔货款收汇核销信息上报国税局。

18.3. 到电子口岸可以查出货物出口报关单,并打印出来备用。然后根据报关单上的品名,数量,单位,在按照事先和工厂签订的购买合同的金额,安排工厂开增值税发票。

18.4. 收到工厂增值税发票后,在退税申报网上输入增值税发票号进行认证(如果你们公司没有这个认证密钥U盘)那就亲自到国税局去认证。

18.5 增值税发票认证通过后,系统会有反馈确认消息,这样就可以在退税申报网上申报退税了,需填写如下表格:

a, 外贸企业出口退税进货明细申报表

b, 外贸企业出口退税汇总申报表

c, 外贸企业出口退税出口明细申报表

然后上传给国税局,等国税局确认后,把上述三个表格打印出来,法人签字,财务负责人签字,再附上出口发票副本,报关单退税联副本盖上公章,增值税发票第二联(抵扣联)一同用出口企业货物退税凭证装订封皮一同订好,备查。

最后就是坐等退税,大概1-3个月。

19.业务登记:

每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

20.文件存档:

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

21.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助