你的邮件给收件人的感觉是怎样的?

你是否曾经向某人发送电子邮件,但是他们却完全误解了你想说的话?当然,我们都有!

如果是朋友或同事,你可能可以道歉并向他们解释。但是,如果是客户或潜在客户,则很可能不会再给你同样的机会,特别是外贸邮件,客户不会再给你回复邮件。想象一下,你发送了数千甚至数万封邮件,而不只是一封一封地少量发送电子邮件,那可能是一场真正的灾难(这要失去多少客户)!

这就是为什么了解你的邮件在收件人那边的声音是如此至关重要,以避免你因电子邮件营销活动而被别人拒之门外。

为什么邮件会被误解?

语音交流可以在语气和表达方式上有许多细微的差别,使我们能够知道人们说的话是什么意思,但是与其他任何基于文本的交流一样,电子邮件也无法提供类似于语音交流的效果。结果是,收件人必须仅根据邮件的文本来假设发送者要表达的意思。

这就是为什么在发送邮件之前花时间计划,草拟和修改你的电子邮件活动是如此重要的原因。确保你的电子邮件能够达到预期效果的两种最佳方法是使它们尽可能友好,并仔细选择你的单词。

使电子邮件更友好

简而言之,每个人都喜欢接收友好的电子邮件。要使你的电子邮件更具吸引力,你应该做的第一件事就是个性化它们。研究表明,与非个性化电子邮件相比,个性化电子邮件产生了29%的打开率和41%的点击率,这确实非常了不起!许多电子邮件活动使用自定义的标题和消息来吸引收件人从而成为联系人,因此请尝试按姓名向收件人发送邮件。

最近,新的研究可能提供了另一种使你的电子邮件更友好的方法。你是否考虑过在邮件中使用表情符号?一项澳大利亚心理学研究对人类对笑脸表情的反应方式进行了研究,发现当我们看到表情时,会刺激响应笑脸的大脑区域。简而言之,我们的大脑对笑脸的反应就好像是真实的一样,从而使我们感到更投入和快乐。这是足以使在电子邮件中使用表情符号的原因。

可能有一些专业人士可能会认为笑脸非常适合短信和在线聊天,但它们在正式的公司交流中并没有地位。但是令人惊讶的是,密苏里大学圣路易斯分校的一项研究发现,电子邮件收件人实际上更喜欢带有笑脸的电子邮件。收到带有表情符号的电子邮件的人说,他们感觉更受电子邮件发件人的欢迎,并且当每条消息使用多达四个笑脸时,发件人的信誉不会受到质疑。那这告诉我们什么呢?笑脸确实可能在电子邮件营销中占有一席之地!

但是,在你遍及所有电子邮件中都散布笑脸之前,请考虑一下你的听众。一般而言,年轻观众比年长观众更可能对表情符号做出积极反应。这就使问题变得比较复杂。此外,最近的研究表明,文化差异也可能影响表情符号的感知方式。阿尔伯塔大学发现不同的文化依靠不同的面部表情来表达情感。例如,在美国,情感是用嘴表达的,而在日本,情感是用眼睛表达的。这些差异可能会影响你的邮件的编写方式,并可能会导致你跨文化界发送邮件时感到困惑。

选择正确的语言

想要理解邮件另一端的人的感受是很有挑战性的。使用表情符号和感叹号也只能起到一定的作用(尤其是在商业邮件中)。事实上,如果没有上下文,有时候正式的商业语言听起来会有点死板。这就是为什么大多数电子邮件收件人都希望使用非正式的语气。减弱电子邮件的语气使其听起来更真实,并把发件人描述的更可爱。

太简洁的电子邮件在本质上通常被认为是负面的,因为它们没有上下文帮助收件人去了解更多的信息。比如回到口头交流模式,在谈话中赞美和奉承往往比批评需要更多的语言。为了保持语言规范,电子邮件需要在太长以至于人们不愿意阅读和太短以至于显得粗鲁和不友好之间取得平衡。

使用否定词会产生否定的含义,即使这些词的意图本来是好的。比如使用“不要忘记”和“请记住”这两个词,使用后者效果更好。所以在写邮件时,在可以使用否定词的任何情况下,都可以使用肯定词来替代你的信息。

请确保始终以批判的眼光仔细阅读你的电子邮件,以找到“软化”语言,从而提供背景或上下文以及改善单词选择的方式!

现在,你已经了解了如何编写广受欢迎的电子邮件要点,以将你的工作提高到一个新的水平。祝你发送电子邮件愉快!